Tot ce ține de firma ta, într-un singur cont
Nu e un dosar în cloud. E locul unde documentul, discuția despre el, termenul care îl privește și indicatorul pe care îl schimbă stau în același loc, cu reguli de acces care nu depind de memoria nimănui.
Ce găsești în platformă
Documente
Încarci facturi, extrase, contracte și documente de personal, pe lună și pe categorie. Fiecare document are autor, dată, amprentă și status de verificare.
- Stocare criptată, în afara zonei publice a serverului
- Verificare a tipului real de fișier, nu doar a extensiei
- Ștergerea trece prin coș, nu distruge nimic
Închiderea lunii
Când luna se închide, documentele ei nu se mai pot modifica. Nici de client, nici de angajații cabinetului.
- Doar administratorul poate redeschide o lună
- Cine are nevoie de o corecție cere redeschiderea, cu motiv scris
- Fiecare închidere și redeschidere rămâne în jurnal
Roluri și aprobări
Accesul e limitat implicit la minimul necesar rolului. Ce depășește rolul trece prin aprobarea administratorului.
- Șase roluri, de la administrator de cabinet la angajat al clientului
- Cererea de aprobare cere un motiv scris — fără el nu se poate decide
- Respingerea cere o explicație, ca omul să știe ce să corecteze
Analiză pe balanță
Introducem soldurile din balanța lunii și obții imediat indicatorii economici, fiecare cu prag, interpretare și comparație cu luna anterioară.
- Lichiditate curentă și imediată, fond de rulment, trezorerie netă
- Grad de îndatorare și solvabilitate patrimonială
- Marjă brută și netă, ROA, ROE
- Durata de încasare, durata de plată, viteza de rotație a stocurilor
Comunicare pe departamente
Discuție separată pe contabilitate, resurse umane și administrativ, plus un fir general. Mesajul poate fi legat direct de un document.
- Istoric complet, care nu se pierde ca într-un lanț de e-mailuri
- Acces simultan pentru mai mulți utilizatori ai aceleiași firme
- Notificare în platformă și pe e-mail
Centralizare SPV
Mesajele din Spațiul Privat Virtual, adunate pe firme, cu tipul documentului, ID-ul de descărcare, termen de răspuns și responsabil alocat.
- Vezi ce a venit, până când trebuie răspuns și cine se ocupă
- Import în masă din exportul clientului SPV, cu legare automată după CIF
- Mesajele deja importate nu se dublează
- Alertă când termenul se apropie
Verificare partener la ANAF
Scrii CUI-ul unui furnizor sau client și afli imediat, din registrul public ANAF, ce schimbă tratamentul facturii lui.
- Dacă e inactiv fiscal — cheltuiala și TVA-ul nu sunt deductibile
- Dacă e plătitor de TVA și din ce dată
- Dacă aplică TVA la încasare — deducerea vine la plată, nu la factură
- Dacă e în registrul RO e-Factura și dacă aplică split TVA
- Verificare în masă, pentru o listă întreagă de parteneri
Termene de depunere și plată
Termenele lunii se generează automat pe fiecare firmă activă, în funcție de regimul de TVA și de numărul de salariați.
- D100, D112, D300, D394 — după caz
- Semnalare cu trei zile înainte de scadență
- Status: de făcut, depus, plătit
CRM-ul cabinetului
Cererile trimise prin formularele de pe acest site intră direct în CRM, cu toate datele completate de solicitant.
- Pâlnie: cerere nouă, contactat, ofertă trimisă, câștigat sau pierdut
- O cerere câștigată se transformă într-o firmă din portofoliu, cu un clic
Jurnal de audit
Fiecare acțiune importantă rămâne înregistrată: cine, ce, când, de la ce adresă.
- Înregistrările sunt înlănțuite criptografic
- O ștergere sau o modificare ulterioară rupe lanțul și se vede imediat
- Administratorul poate verifica integritatea oricând, dintr-un buton
Tabelul de permisiuni
Fără excepții nescrise. Ce nu e bifat, trece prin aprobare.
| Acțiune | Administrator cabinet |
Contabil / HR cabinet |
Administrator firmă-client |
Angajat firmă-client |
|---|---|---|---|---|
| Încarcă documente în luna deschisă | da | da | da | da |
| Vede documentele propriei firme | toate firmele | firmele alocate | da | da |
| Validează sau respinge un document | da | da | — | — |
| Închide luna | da | contabil | — | — |
| Redeschide o lună închisă | da | doar prin cerere | doar prin cerere | doar prin cerere |
| Modifică un document dintr-o lună închisă | da | doar prin cerere | doar prin cerere | doar prin cerere |
| Șterge un document încărcat de altcineva | da | doar prin cerere | doar prin cerere | doar prin cerere |
| Recuperează un document din coș | da | — | — | — |
| Salvează analiza pe balanță | da | contabil | — | — |
| Vede analiza pe balanță | da | da | da | da |
| Creează utilizatori | oricine | — | în propria firmă | — |
| Decide asupra cererilor de aprobare | doar el | — | — | — |
| Vede jurnalul de audit | da | — | — | — |
Cum sunt protejate documentele tale
Sunt documentele contabile ale firmei tale. Tratamentul lor nu e o formalitate.
- Criptare la repaus — fiecare fișier se stochează criptat AES-256-GCM, cu cheie proprie instalării
- În afara zonei publice — fișierele nu stau în directorul servit de web și nu au adresă directă; se servesc doar prin platformă, după verificarea drepturilor
- Amprentă SHA-256 — la fiecare descărcare se verifică dacă fișierul este identic cu cel încărcat; dacă nu, descărcarea se oprește
- Verificarea conținutului — un fișier care se numește „.pdf” dar nu este PDF este respins la încărcare
- Parole — minimum 12 caractere, stocate cu bcrypt; contul se blochează temporar după mai multe încercări eșuate
- Sesiuni — vizibile în contul tău și revocabile; schimbarea parolei deconectează celelalte dispozitive
- Retenție — documentele se păstrează zece ani, conform obligației legale de arhivare
Ce NU face platforma
Scris aici ca să nu descoperi la a treia lună că te așteptai la altceva.
- Nu emite facturi. Facturarea rămâne în programul tău.
- Nu se conectează la e-Factura. Transmiterea se face prin canalul contabilului.
- Nu descarcă singură din SPV. Descărcarea cere certificatul digital al firmei, care stă pe calculatorul contabilului, nu pe server. Mesajele ajung aici prin import — dintr-un fișier sau lipite din SPV — și se leagă automat de firme după CIF.
- Nu se conectează la conturile tale bancare.
- Nu monitorizează activitatea angajaților tăi.
Importul din WinMentor și pregătirea declarațiilor prin TDec se fac de echipa cabinetului, în afara platformei. Rezultatul ajunge la tine ca document în platformă.
Ești deja client?
Intră cu contul primit de la cabinet. Dacă nu ai încă unul, cere-l pe e-mail.